En 2025, el incumplimiento del registro horario laboral sigue siendo una de las infracciones más sancionadas por la Inspección de Trabajo. A pesar de ser una obligación vigente desde hace años, muchas empresas y autónomos continúan exponiéndose a multas de hasta 700€ por trabajador, e incluso más, al no implementar sistemas de fichaje adecuados. Este artículo te explicará todo lo que necesitas saber para evitar sanciones, desde los métodos de registro válidos hasta los cambios normativos clave que entrarán en vigor próximamente.
El registro de la jornada laboral se estableció como obligatorio en 2019 mediante el Real Decreto-ley 8/2019, con el objetivo de garantizar el cumplimiento de los derechos laborales, especialmente en lo relativo a:
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que todas las empresas deben garantizar el registro diario de jornada, incluyendo el horario de inicio y fin de la actividad laboral. Este registro debe conservarse durante 4 años y estar a disposición de trabajadores, sindicatos y la Inspección de Trabajo.
El incumplimiento del registro de jornada está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con sanciones que pueden alcanzar hasta 7.500€ dependiendo de varios factores:
| Gravedad | Rango de multa | Ejemplos |
| Leve | Hasta 750€ | Errores puntuales en el registro |
| Grave | 751-7.500€ | Ausencia total de sistema de fichaje |
| Muy grave | Hasta 225.018€ | Manipulación fraudulenta de registros |
Actualmente existen múltiples opciones para cumplir con la normativa de registro horario, cada una con sus ventajas y requisitos:
Aunque aún es aceptado temporalmente, el fichaje en papel dejará de ser válido con la entrada en vigor de la normativa digital. Actualmente debe incluir como mínimo:
La mayoría de empresas están migrando a soluciones digitales que ofrecen mayores garantías:
El Ministerio de Trabajo prepara una nueva regulación que transformará radicalmente el registro de jornada:
Los sistemas digitales deberán garantizar:
Para comprender mejor cómo implementar correctamente el fichaje laboral en tu empresa, te recomendamos ver este video explicativo donde se detallan los aspectos prácticos más importantes.
Basado en casos reales de inspecciones laborales, estos consejos pueden ahorrarte problemas:
El incumplimiento del registro de la jornada queda tipificado como una infracción grave en materia de relaciones laborales, cuya multa oscilará entre 751 a 7.500 euros. En la práctica, las sanciones suelen empezar en 700€ por trabajador afectado, pudiendo multiplicarse si afecta a toda la plantilla o hay reincidencia.
El adiós al papel en el registro de jornada laboral, ya no será legal fichar en papel. Con la nueva normativa que aprobará el Ministerio de Trabajo en 2025, el registro de jornada en formato papel quedará atrás para dar paso a un sistema totalmente digital. Ya no será legal fichar en papel. No obstante, durante 2025 aún se permitirá como periodo transitorio, siempre que los registros cumplan todos los requisitos.
¿Cuándo entrará en vigor la nueva ley del fichaje digital obligatorio? Con los avances legislativos, se prevé que la norma entre en vigor a principios de 2026, pues se ha aplazado la fecha inicial de 2025, para permitir a las empresas disponer de un tiempo de adaptación. Las empresas deberán usar este periodo para seleccionar e implementar sistemas digitales certificados.
Sí, sin excepción. Incluso los directivos, altos cargos y trabajadores a tiempo parcial deben registrar su jornada. La única diferencia está en el tipo de control, que puede adaptarse a trabajos con horario flexible o teletrabajo, pero nunca eliminarse.
Para el teletrabajo se recomiendan aplicaciones específicas que permitan:
La empresa debe tener un protocolo para estos casos:
Analizar casos reales ayuda a comprender los riesgos:
Sanción: 2.800€ (700€ por cada trabajador)
Motivo: Registros en papel incompletos y sin firmar durante 3 meses
Error: No supervisar los fichajes diarios
Sanción: 5.000€
Motivo: Sistema digital sin copias de seguridad durante 6 meses
Error: Confiar en un solo dispositivo sin respaldos
Las empresas deberán en los próximos meses:
El fichaje laboral dejará de ser un trámite para convertirse en una herramienta estratégica de gestión empresarial. Las empresas que se adapten a tiempo no solo evitarán sanciones, sino que podrán obtener valiosa información para optimizar sus recursos humanos.
