Cómo hacer una factura electrónica con Facturae paso a paso 2025
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Introducción a la facturación electrónica con Facturae en 2025
En el entorno empresarial actual, dominar la facturación electrónica es una competencia esencial. Desde 2025, las administraciones públicas españolas exigen el uso de plataformas como FACE (Facturae Centralizada) para gestionar estos documentos. Este artículo te guiará minuciosamente en el proceso de creación, configuración y envío de facturas electrónicas utilizando el programa gratuito Facturae, desarrollado por el Gobierno de España.
Aunque la interfaz de Facturae pueda parecer anticuada, su funcionalidad sigue siendo robusta y completamente válida para cumplir con los requisitos legales. A continuación, desglosaremos cada etapa del proceso, desde la instalación hasta el envío final, incluyendo consejos profesionales para evitar errores comunes que podrían retrasar tus pagos.
¿Qué es Facturae y por qué es necesario?
Facturae es el software oficial diseñado para generar facturas electrónicas compatibles con el formato estándar de la Administración Pública española. Su uso es obligatorio cuando:
Trabajas con ayuntamientos, diputaciones u otros organismos públicos
Necesitas cumplir con la normativa de facturación electrónica
Buscas una solución gratuita y reconocida oficialmente
El programa genera archivos en formato .xsig, que incluyen firma electrónica avanzada para garantizar la autenticidad e integridad del documento.
Ventajas de usar Facturae
Gratuidad: Sin costes de licencia o suscripción
Validez legal: Cumple con todos los requisitos normativos
Interoperabilidad: Compatible con los sistemas de todas las administraciones
Seguridad: Incorpora firma electrónica avanzada
Descarga e instalación de Facturae
El primer paso para comenzar a facturar electrónicamente es obtener el programa. Sigue este proceso detallado:
Paso 1: Acceder al sitio oficial
Dirígete a tu navegador web y busca "Facturae". El primer resultado debería ser el sitio oficial del Gobierno de España. Alternativamente, puedes acceder directamente a través del portal de la Administración Pública.
Paso 2: Descargar la versión correcta
Una vez en el sitio:
Busca la sección "Descarga de aplicaciones"
Selecciona la versión compatible con tu sistema operativo (Windows, Mac o Linux)
Haz clic en el enlace de descarga
Paso 3: Instalar el programa
El proceso de instalación es similar al de cualquier otro software:
Ejecuta el archivo descargado
Acepta los términos de licencia
Selecciona la ubicación de instalación
Completa el asistente de instalación
Espera a que finalice el proceso
Nota importante: Durante la instalación, es posible que necesites permisos de administrador en tu equipo.
Configuración inicial de Facturae
Antes de crear tu primera factura, es fundamental configurar correctamente los datos básicos del emisor (tus datos).
Registro de datos del emisor
Al abrir Facturae por primera vez:
Ve a la pestaña "Generar factura"
En la sección "Emisor", haz clic en "Más"
Completa todos los campos obligatorios:
Identificador (tu CIF/NIF)
Nombre de la empresa
Dirección completa
Código postal y municipio
Provincia
País
Haz clic en "Guardar"
Consejo profesional: Asegúrate de que todos los datos coincidan exactamente con los registros oficiales de tu empresa o autónomo. Cualquier discrepancia podría causar problemas en la validación de la factura.
Configuración de series de facturación
Facturae permite gestionar diferentes series de facturación. Para configurarlas:
En la pestaña "Generar factura", localiza el campo "Serie"
Introduce el código de serie que uses habitualmente (por ejemplo, "A" para facturas ordinarias)
El programa asignará automáticamente números consecutivos a cada nueva factura
Error común: Muchos usuarios confunden el campo "Serie" con el "Número de factura". Recuerda que la serie es un prefijo alfabético, mientras que el número es secuencial.
Creación de una factura electrónica paso a paso
Con la configuración básica completada, estamos listos para generar nuestra primera factura electrónica. Sigue este proceso meticuloso:
1. Datos básicos de la factura
Abre Facturae y selecciona "Generar factura"
Completa los campos:
Número de factura (se autocompleta si configuraste la serie)
Fecha de emisión
Fecha de operación (si difiere de la de emisión)
2. Datos del receptor
Cuando trabajas con administraciones públicas, la configuración del receptor es crítica:
Haz clic en "Nuevo" en la sección Receptor
Selecciona "Crear receptor desde Administración registrada en el servicio de recepción de facturas Face"
Completa:
Identificador fiscal (CIF de la entidad pública)
Denominación social (nombre oficial del organismo)
Dirección
Campos críticos para administraciones públicas
Estos tres códigos son obligatorios y debes obtenerlos de tu contacto en la administración:
Órgano gestor: Identifica la unidad administrativa responsable
Unidad tramitadora: Especifica el departamento que procesará el pago
Oficina contable: Determina la unidad que ejecutará el pago
Sin estos códigos, tu factura no podrá ser procesada correctamente y probablemente será rechazada.
3. Líneas de detalle
Ahora añadiremos los conceptos facturados:
Haz clic en "Más" en la sección "Detalle de la factura"
Completa:
Descripción: Sé exhaustivo. Incluye todos los detalles relevantes
Cantidad
Precio unitario
Para añadir impuestos:
Selecciona "Añadir impuesto"
Elige el tipo (generalmente IVA)
Introduce el porcentaje aplicable (21%, 10% o 4%)
Si aplica retención de IRPF:
Selecciona "Añadir impuesto"
Elige IRPF
Introduce el porcentaje (generalmente 15% para autónomos)
Consejo clave: En la descripción, incluye toda la información que aparecería en una factura en papel. Las administraciones pueden rechazar facturas con conceptos demasiado genéricos.
4. Datos de pago
Configuración esencial para asegurar el cobro:
Ve a "Datos de pago"
Selecciona:
Método de pago (normalmente "Transferencia")
Fecha de vencimiento
En "Cuenta de crédito", introduce:
El IBAN de tu cuenta bancaria
BIC/SWIFT (si es una cuenta internacional)
Error frecuente: Olvidar incluir el IBAN completo es uno de los motivos más comunes de retraso en los pagos. Verifica cuidadosamente este dato.
Exportación y generación del archivo electrónico
Una vez completada la factura, debemos generar el archivo electrónico compatible con FACE:
Ve al menú principal y selecciona "Importar/Exportar"
Elige "Exportar"
Selecciona las facturas a exportar
Elige la ubicación donde guardar el archivo (recomendamos el escritorio para fácil acceso)
Haz clic en "Exportar"
Espera a que el proceso finalice
El programa generará un archivo con extensión .xsig que contiene toda la información de tu factura con la firma electrónica incorporada.
Validación previa al envío
Antes de subir a FACE, es recomendable:
Verificar que el archivo se ha generado correctamente
Comprobar el tamaño del archivo (no debería ser 0 KB)
Abrir el archivo con Facturae para confirmar que todos los datos se visualizan correctamente
Envío de la factura a través de FACE
FACE (Facturae Centralizada) es la plataforma oficial para presentar facturas electrónicas a la Administración Pública. Sigue este proceso para subir tu factura:
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