Dominar los asientos contables es la base para llevar una contabilidad ordenada y tomar decisiones financieras acertadas en cualquier negocio. Este artículo te guiará paso a paso a través de ejemplos prácticos, desde la apertura de una sociedad hasta operaciones diarias como compras, ventas y pagos. Aprenderás no solo el "cómo", sino el "por qué" detrás de cada movimiento contable.
Los asientos contables son registros cronológicos que capturan todas las operaciones económicas de una empresa. Funcionan bajo el principio de partida doble: cada transacción afecta al menos dos cuentas, con un cargo (débito) y un abono (crédito) de igual valor. Este sistema mantiene el equilibrio contable y permite rastrear el origen y destino de cada recurso.
Para registrar asientos correctamente, debes familiarizarte con estas categorías:
| Activos | Bienes y derechos (efectivo, bancos, inventarios) |
| Pasivos | Obligaciones (préstamos, cuentas por pagar) |
| Capital | Aportes de socios y utilidades acumuladas |
| Ingresos | Ventas, intereses ganados |
| Gastos | Salarios, servicios públicos, depreciación |
Imaginemos la creación de "Perritos Felices que Vuelan", una empresa dedicada a vender comida canina especializada en cuidado capilar. Tres socios realizan aportes iniciales:
El asiento de apertura captura estos aportes iniciales:
| Fecha: | 20/01/2025 |
| Concepto: | Aportes iniciales socios |
| Débito: | Banco $100,000 Almacén $50,000 Equipo de cómputo $100,000 |
| Crédito: | Capital social $250,000 |
Este registro cumple con la partida doble: $250,000 en activos (banco + inventario + equipos) equivalen al capital social aportado. Observa cómo cada socio contribuyó con recursos diferentes pero todos aumentan el patrimonio de la empresa.
El 15/03/2025, la empresa adquiere productos para perros por $85,000 con estas condiciones:
Primero registramos la totalidad de la operación:
| Fecha: | 15/03/2025 |
| Concepto: | Compra mercancía a crédito |
| Débito: | Almacén $85,000 IVA por acreditar $13,600 |
| Crédito: | Proveedores $98,600 |
Al liquidar el 50% inmediato ($49,300):
| Débito: | Proveedores $49,300 |
| Crédito: | Banco $49,300 |
El saldo pendiente ($49,300) permanece en la cuenta de proveedores hasta su vencimiento. El IVA acreditable ($6,800 correspondiente al pago) se registra por separado para efectos fiscales.
El 16/03/2025 se compra mobiliario de oficina por $10,000. A diferencia de la mercancía, estos bienes no se revenden sino que se usan para operar:
| Fecha: | 16/03/2025 |
| Concepto: | Compra escritorio y silla |
| Débito: | Mobiliario y equipo $10,000 |
| Crédito: | Banco $10,000 |
Este activo sufrirá depreciación anual (pérdida de valor por uso), que se registra mediante ajustes periódicos. Por ahora, simplemente aumenta nuestros activos fijos mientras disminuye el efectivo.
El 30/04/2025 se pagan salarios:
Los sueldos son gastos operativos que reducen la utilidad:
| Fecha: | 30/04/2025 |
| Concepto: | Pago de nómina |
| Débito: | Gastos de venta $15,000 Gastos administrativos $14,000 |
| Crédito: | Banco $29,000 |
Clasificar los gastos por área (ventas vs administración) permite analizar la estructura de costos. Estos importes no incluyen retenciones ni prestaciones sociales, que requieren asientos adicionales.
El 08/05/2025 se vende producto a una fundación canina por $50,000 con:
| Débito: | Clientes $50,000 |
| Crédito: | Ventas $50,000 |
Al recibir el pago inicial:
| Débito: | Banco $40,000 |
| Crédito: | Clientes $40,000 |
Simultáneamente, registramos el costo de ventas (asumimos 50% del precio):
| Débito: | Costo de ventas $25,000 |
| Crédito: | Almacén $25,000 |
Este último asiento reduce nuestro inventario y reconoce el gasto asociado a generar ingresos. La diferencia entre ventas ($50,000) y costo ($25,000) representa la utilidad bruta.
Pasos para realizar el registro contable:
Ejemplo práctico: Al pagar $1,000 en publicidad con cheque, debitas "Gastos de publicidad" (aumenta gastos) y acreditas "Banco" (disminuye activo). Ambos movimientos suman $1,000.
Un asiento contable debe tener como mínimo: fecha, número de asiento, concepto y dos cuentas contables. Una con una anotación en el debe y la otra en el haber. Partida doble. Para confeccionar los asientos contables se utiliza el sistema de partida doble.
Elementos adicionales que mejoran el registro:
El asiento de apertura se hace con base en el cierre del período inmediatamente anterior. Recuerda que dicho cierre se genera saldando todas las cuentas patrimoniales abiertas. Para ello, se tuvieron que haber cargado las cuentas con saldo deudor y abonado las que poseían saldo acreedor.
En negocios nuevos, el proceso implica:
Los costos se relacionan directamente con la producción o adquisición de bienes vendidos (ej: materia prima). Los gastos son necesarios para operar pero no se asignan a productos específicos (ej: salarios administrativos). Un error común es cargar a gastos compras de inventario, lo que distorsiona la utilidad bruta.
Usa "Proveedores" para deudas por compras normales de operación (inventario, servicios recurrentes). "Acreedores diversos" aplica para obligaciones esporádicas o no operativas (préstamos entre empresas, anticipos de clientes). Mantener esta separación ayuda en el análisis de pasivos.
