Dominar la contabilidad es como aprender un nuevo idioma: requiere comprender su lógica interna. Este artículo desglosa paso a paso cómo interpretar la contabilidad y ejecutar asientos contables con precisión, incluso si nunca has llevado libros contables. Aprenderás no solo el "qué", sino el "por qué" detrás de cada movimiento, evitando los errores comunes que frustran a principiantes.
La contabilidad es el sistema nervioso de cualquier negocio. No se trata simplemente de registrar números, sino de interpretar la historia financiera de una empresa. Según el Plan General Contable español, su objetivo es "registrar, clasificar y resumir las operaciones económicas" para tomar decisiones informadas.
Un error frecuente entre principiantes es abordar la contabilidad como una serie de pasos mecánicos sin entender su conexión. Esto lleva a:
Todo comienza con los hechos contables, eventos económicos que modifican el patrimonio de la empresa. Ejemplos clave:
Las cuentas son como palabras en el idioma contable. Cada una representa un elemento específico del patrimonio o resultados de la empresa. El Plan General de Contabilidad (PGC) organiza estas cuentas en un sistema codificado:
| Grupo | Descripción | Ejemplo |
| 1 | Financiación básica | Capital social (100) |
| 2 | Inmovilizado | Maquinaria (213) |
| 3 | Existencias | Mercaderías (300) |
| 4 | Acreedores/deudores | Proveedores (400) |
| 5 | Cuentas financieras | Bancos (572) |
| 6 | Compras y gastos | Compras de mercaderías (600) |
| 7 | Ventas e ingresos | Ventas de mercaderías (700) |
Consejo práctico: Familiarízate con las cuentas más usadas en tu sector. Una empresa comercial usará frecuentemente las cuentas 300 (mercaderías), 400 (proveedores) y 700 (ventas), mientras que una consultora trabajará más con 623 (servicios profesionales) y 705 (prestación de servicios).
Cada cuenta tiene:
Es el registro principal donde se anotan todos los hechos contables en orden cronológico. Su estructura básica incluye:
Ejemplo visual de un asiento simple:
| Fecha | Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
| 01/01/2025 | 570 Caja | Aportación inicial | 10,000 | |
| 100 Capital | Aportación inicial | 10,000 |
Principio fundamental que establece que todo asiento debe mantener el equilibrio entre débitos y créditos. Esto significa:
Error común: Muchos principiantes intentan "compensar" asientos cuando hay desequilibrio. La solución correcta es identificar qué cuenta falta o qué importe está mal registrado.
Dominar la contabilidad requiere entender cómo se clasifican las cuentas y cómo se comportan:
Representan los bienes, derechos y recursos de la empresa. Se dividen en:
Comportamiento: Aumentan por el debe, disminuyen por el haber.
Obligaciones y deudas con terceros. Ejemplos:
Comportamiento: Aumentan por el haber, disminuyen por el debe.
Recursos propios de la empresa. Incluye:
Comportamiento: Igual que el pasivo.
Consumo de activos para generar ingresos. Todas las cuentas del grupo 6:
Comportamiento: Aumentan por el debe, disminuyen por el haber.
Generación de activos por la actividad. Todas las cuentas del grupo 7:
Comportamiento: Aumentan por el haber, disminuyen por el debe.
Documento que muestra el patrimonio de la empresa en un momento dado. Su ecuación fundamental es:
Activo = Pasivo + Patrimonio Neto
Esta igualdad siempre debe cumplirse, lo que permite detectar errores en la contabilidad.
| ACTIVO | PASIVO |
| ACTIVO NO CORRIENTE | PATRIMONIO NETO |
| - Inmovilizado intangible | - Capital |
| - Inmovilizado material | - Reservas |
| - Inmovilizado financiero | - Resultados |
| ACTIVO CORRIENTE | PASIVO NO CORRIENTE |
| - Existencias | - Deudas largo plazo |
| - Deudores | PASIVO CORRIENTE |
| - Inversiones financieras | - Deudas corto plazo |
| - Tesorería | - Acreedores |
Confundir estos conceptos es uno de los errores más comunes en contabilidad. Veamos las diferencias:
| Concepto | Definición | Ejemplo | Cuenta asociada |
| Gasto | Consumo de recurso | Compra mercaderías | 600 Compras |
| Pago | Salida de dinero | Transferencia a proveedor | 572 Bancos |
| Ingreso | Generación de recurso | Venta de productos | 700 Ventas |
| Cobro | Entrada de dinero | Recibo de cliente | 570 Caja |
Caso práctico: Una empresa compra material de oficina por 1.000€ + 21% IVA el 1/1/2025, paga el 50% al contado y el resto a 30 días.
Mientras el libro diario registra operaciones en orden cronológico, el libro mayor muestra el movimiento individual de cada cuenta. Su formato en "T" incluye:
Ejemplo para la cuenta 430 Clientes:
| Fecha | Concepto | Debe | Fecha | Concepto | Haber |
| 01/01 | Venta a Cliente A | 2.420 | 15/01 | Cobro parcial | 1.210 |
| 10/01 | Venta a Cliente B | 1.210 | 20/01 | Cobro total Cliente B | 1.210 |
| Total débitos | 3.630 | Total créditos | 2.420 | ||
| Saldo deudor (31/01) | 1.210 | ||||
