Facturar correctamente es una de las obligaciones clave para autónomos y pymes, con implicaciones legales, fiscales y operativas. En 2025, los cambios normativos exigen mayor precisión en los documentos, especialmente con la expansión de la facturación electrónica. Este artículo detalla paso a paso cómo crear facturas válidas, desde los campos obligatorios hasta el desglose de impuestos, con ejemplos prácticos y soluciones a errores comunes.
Una factura es un documento con validez legal que sirve como prueba de una transacción. Para autónomos y pymes, errores en su elaboración pueden generar multas de hasta €6,000 según la Agencia Tributaria. En 2025, destacan tres novedades:
Debe ser único, correlativo y sin saltos. Se permiten múltiples series (ej: "A-2025-001" para ventas, "B-2025-001" para servicios). Error común: Usar fechas posteriores en números bajos (ej: Factura #3 con fecha 15/01/2025 y Factura #4 con 10/01/2025).
Coincide con el día de entrega del bien/service o cuando se percibe el pago (lo que ocurra primero). En 2025, no se admiten fechas retroactivas sin justificación notarial.
Evitar términos genéricos como "servicios varios". Ejemplo válido: "Desarrollo web responsive para dominio www.ejemplo.com, incluyendo 5 páginas y certificado SSL".
Desglose obligatorio por tipo de IVA (general 21%, reducido 10%, superreducido 4%). Para retenciones de IRPF (habitual en servicios profesionales), aplicar:
| Concepto | Ejemplo 1 (Servicio) | Ejemplo 2 (Producto) |
|---|---|---|
| Base Imponible | €1,000 | €500 |
| IVA 21% | €210 | €105 |
| Retención IRPF 15% | €150 | No aplica |
| Total | €1,060 | €605 |
La más común. Incluye todos los campos anteriores. Usarla para transacciones estándar.
Válida para ventas ≤ €400 (€300 en 2025). No requiere datos del cliente, pero sí del vendedor y desglose de IVA.
No tiene validez fiscal. Útil para presupuestos, con texto claro: "Sin validez como factura".
Desde 2025, el formato electrónico es obligatorio para:
Pasos para generarla:
A partir de 2025, las facturas solo pueden cancelarse dentro del mismo mes en que fueron emitidas. Es obligatorio justificar la cancelación y emitir un nuevo comprobante si es necesario. Usa plataformas homologadas que generen el formato Facturae 3.2.2, el único válido para Hacienda.
Ampliación de obligatoriedad: Algunos sectores y actividades que anteriormente no estaban obligados a facturar electrónicamente ahora deben hacerlo. Esto incluye a profesionales independientes y pequeños comerciantes con ingresos anuales iguales o superiores a 3.500 UVT (aproximadamente $148.418.000 COP para el 2025).
Descarga plantillas válidas del portal de la AEAT o usa este modelo básico para servicios:
Puedes solicitar duplicados al cliente o reconstruirla con:
Sí, desde 2025 cualquier ingreso por actividad económica debe documentarse. Para trabajos < €150 usa factura simplificada.
Depende del destino:
No. Facturar sin alta es delito fiscal. Antes de tu primera factura, regístrate en Hacienda (modelo 036/037) y en RETA (autónomos) o Registro Mercantil (empresas).
Los más graves:
Para más información, consulta nuestra Guía de Facturación 2025 con casos prácticos.
